Gegevens importeren uit Microsoft OneDrive: Excel Online

Wanneer er formulieren worden ingevuld, zijn er altijd wel velden waarvan de gegevens al bekend zijn binnen de organisatie. Door deze gegevens via een Excel-document te importeren in Incontrol, kan de deze eenvoudig toevoegen aan het formulier. Gebruik dit element in je formulier om de connector te koppelen aan het formulier. Hierdoor is het niet meer nodig om iedere keer de velden opnieuw in te vullen.

Een connector toevoegen:

1. In de browser ga je naar de organisatie in Incontrol.
   

   

2. Vanuit het menu selecteer je ‘Connectors’.
   1. Als je een Basic-licentie hebt heb je geen toegang tot de gegevensbronnen, door te upgraden naar professional of hoger krijg je hier wel toegang toe.
   2. Heeft jouw organisatie een professional-licentie of hoger, maar kan jij geen gegevensbronnen zien? Dan heb je daar geen rechten toe als gebruiker. Neem contact op met jouw organisatie-adminstrator van Incontrol om toegang te krijgen.
          
3. Hier kan je een nieuwe connector toevoegen via de ‘+ knop’ rechtsonder.
   
   
   
4. Zoek naar Microsoft OneDrive. 
5. In het submenu kies je voor:
   'Use a SharePoint/OneDrive Excel file as import connector in a form'
6. In het vervolgscherm geef je de naam van de nieuwe OneDrive connector.
   
   
7. Nu ben je in het scherm terecht gekomen waar je een Excel kan toevoegen.
   
   
   1. Heb je een fout gemaakt in de naam van de connector? of heb je liever een andere naam? Boven in de groene balk kan je de naam van de connector aanpassen. Wij adviseren om de volgende methode aan te houden: [aanmaak datum connector, aanmaker connector, functie connector]. Op deze manier behoudt je overzicht in je gegevensbronnen.
   2. Microsoft account: Je moet een Microsoft account koppelen waaraan het Excel is gekoppeld. Klik op het veld om een keuze te maken uit bestaande gekoppelde accounts of om een nieuw account te koppelen. 
      1. Als je een nieuw account moet koppelen word je gevraagd hier toegang toe te geven. Als je dit niet doet is het niet mogelijk om het account te koppelen en om gebruik te maken van deze functionaliteit.
      2. Als je een bestaand account wil verwijderen doe je dit als volgt:
         1. Ga naar je profielinstellingen. Deze zijn te vinden in de menubalk links onderin. Klik op ‘Instellingen’.
             
         2. Klik op ‘Cloud Accounts’. Dit is te vinden in de menubalk aan de linkerkant.
         3. Hier kan je bestaande Cloud accounts toevoegen, testen, en verwijderen.
            
   3. Excel-bestand Hier ga je het Excel bestand selecteren waaruit je gaat importeren. 
      1. Aan de rechterkant van dit veld zie je een vergrootglas, klik hier op.
      2. Typ de naam in van het Excel die je hebt eerder hebt aangemaakt en druk op de blauwe knop met het vergrootglas. (Je kan hier zoeken door je het Microsoft account dat je gekoppeld hebt.)
      3. Let op: zoeken op delen van woorden zorgt er soms voor dat het bestand niet gevonden wordt. Voorbeeld: als het bestand 'Template Store' heet, probeer dan te zoeken op 'Template' of 'Store'.
   4. Selecteer het Excel waaruit je gegevens wil importeren door er op te klikken.
   5. Druk op de grijze knop met het vergrootglas om door het Excel te zoeken.
   6. Druk op de blauwe knop met het vergrootglas om alle beschikbare tabellen te zien te krijgen.
   7. Selecteer de tabel die je wil gebruiken.
   8. Kies op ‘Opslaan’ via de diskette rechtsboven als de bovenstaande gegevens in orde zijn.

Form Builder:

In je formulier maak je verschillende input-elementen aan, waarbij de aliassen van deze elementen overeenkomen met de aliassen in je connector. Om gegevens vanuit een connector te importeren heb je het importeer-connector-element nodig. Deze vind je bij ‘Import’.

Element:

Label

• Bij label kan, indien gewenst, een titel gegeven worden aan het element.

• Deze titel kan je laten vullen met behulp van aliassen en/of berekeningen.

Tekst

• Hier geef je een tekst op die te bewerken is.

• Deze is in te vullen door aliassen en/of berekeningen.

Gegevensbron

• Selecteer de connector.

Achtergrond tekst (placeholder)

• Je kan de knop, waar de gebruikers op drukken om gegevens te importeren, een tekst meegeven.

• Deze kan je laten vullen met behulp van aliassen en berekeningen.

Instellingen

• Bij instellingen kan je de vormgeving van het element wijzigen.

Uitleg - gebruiker

• Als gebruiker kan je op de knop drukken.

• Vervolgens vul je eerst gegevens in en druk je op zoeken. De beschikbare opties worden getoond.

• Selecteer de juiste en de gegevens worden automatisch geïmporteerd. Hiervoor is een werkende internetverbinding vereist.

Update: Het is tegenwoordig ook mogelijk om een import-element verplicht te maken, zodat de gebruiker altijd iets moet importeren alvorens deze het formulier kan afronden. Deze optie kun je vinden onder instellingen via het element zelf.