Eenvoudig installatie- & klantgegevens inladen in je e-inspectieformulieren door middel van de importeerconnector Excel/Exact
In de sectie Algemene gegevens kun je eenvoudig installatie- en klantgegevens inladen door middel van de Excel/Exact importeerconnectors bovenin de sectie.
Om hier gebruik van te maken dient een importconnector te worden aangemaakt in de organisatie.
Inhoud:
Lees voor gebruik:
- Het toevoegen van een connector kan alleen in de portal (website).
- Je hebt hiervoor organisatiebeheerder rechten nodig. Heb je niet de juiste rechten? Neem dan contact op met je organisatiebeheerder.
- Je hebt hiervoor het template Excel-bestand nodig om de installatie- en klantgegevens juist te koppelen aan de formulieren.
- Voor de formulieren tot en met versie 2.2: hier downloaden (klik)
- Voor de formulieren vanaf versie 2.5: hier downloaden (klik)
Connector aanmaken
1. Klik in het overzichtsmenu aan de linkerkant op Organisatie.
2. Klik nu op de knop Connectors (1) en vervolgens op de blauwe + knop (2) rechts onderin om een connector toe te voegen.
3. Je krijgt nu de Connector store met de categorieën te zien die je kunt koppelen aan je organisatie en/of formulieren. Selecteer hier het type connector dat je wilt gebruiken. Je kunt zowel Excel als Exact Online gebruiken. Voor het gebruik van Excel kun je de onderstaande stappen volgen, voor Exact Online kan je doorscrollen naar Stap 7.
Excel connector
4. Selecteer Use an Excel file as datasource in a form.
5. Geef in het volgende scherm een naam op voor het Excel bestand, in dit voorbeeld noemen wij het 'Installatie- & klantgegevensbron' en klik op Toevoegen.
6. Je komt nu in de overzichtspagina van de connector terecht.
6.1 Druk bij Upload een nieuw Excel-bestand op 'No file chosen' om het Excel-bestand te uploaden.
Let op: upload alléén het door ons aangeleverde Excel-bestand voor een juiste werking van de connector.
Er verschijnt nu een tabel met Kolom, Lijst titel, Lijst omschrijving en Importeer alias. De selectievelden bij Lijst titel en Lijst omschrijving corresponderen bij het importeren in het formulier met de waarden die in de lijst zichtbaar zijn.
6.2 Maak een selectie welke velden zichtbaar (& doorzoekbaar!) zijn in de titel en omschrijving. Laat Sla het originele Excel-bestand op aangevinkt staan.
6.3 Vink in de Instellingen het bovenste vakje aan als de gegevens ook offline beschikbaar moeten zijn. Zet bij Kenmerk de tekst:
- 'Object_relatielijst' voor de formulieren tot en met versie 2.2.
- 'Object_relatielijst_v2.5' voor de formulieren vanaf versie 2.5.
Let op: dit is heel belangrijk voor een juiste werking van de connector!
6.4 Druk op Opslaan rechts bovenin het scherm.
Je kunt nu gebruik maken van de installatie- en klantgegevenslijst in je e-inspectieformulieren.
De Excel importconnector vernieuwen
Om de installatie- & klantgegevens aan te passen in de Excel importconnector download je eerst het bestaande Excel-bestand van de server door rechts bovenin het scherm op het Excel logo te klikken.
- Open het gedownloade Excel-bestand en pas de gewenste gegevens aan. Sla het Excel-bestand op.
- Upload het geüpdate Excel-bestand en sla het op. (zie de stappen vanaf 6.1).
Je eigen excel document gebruiken
Wellicht wil je je bestaande klantenbestand koppelen en kunnen importeren. Dit is in principe mogelijk maar wel alleen wanneer de kolomnamen van je bestand goed ingesteld staan.
De kolomnamen zijn gekoppeld aan de importvelden in het uitendelijke rapport, komen deze niet overeen, dan zal de data niet juist ingeladen worden.
Hier onder vind je een verdere uitleg hierover aan de hand van een casus:
|Stel je hebt de volgende excel:
Tabel 1 huidige excel
Dan dient deze eerst omgebouwd te worden naar een bruikbare vorm. De bruikbare vorm vindt je wederom hier
De beste manier is om de bestaande data te kopiëren en te plakken in de nieuwe kolommen in de 2.2 en/of 2.5 excel die je hierboven aan kunt klikken. Oftewel: het kopiëren van je oude lijst naar de nieuwe juiste blanco excel kolommen. Dit zorgt er voor dat het toekomstbestendig is en makkelijker vanaf incontrol ook later weer geüpdatet kan worden.
|Dit zou er dan als volgt uit zien:
Tabel 2 Excel op basis van bestaande data invoeren in nieuwe blanco excel
Merk op dat de naam samengevoegd is omdat de kolommen van voornaam en achternaam apart dus niet bestaan!
Het is ook mogelijk om je huidige lijst zoals weergegeven in tabel 1 om te bouwen zodat hij herkent wordt. Door middel van het het hernoemen van de kolomnamen naar de bestaande namen. Deze bestaande namen vind je door of door ze hier te zoeken. Of door de volgende excel te downloaden (houd er rekening mee dat het gebruik van de excels afhangt van de versie van de connectoren)
zoals te zien in de bruikbare versie hebben deze kolommen hun eigen namen hieronder kan je een overzicht downloaden van namen waar je uit kunt kiezen:
Als je een kolomnaam hebt gevonden waarvan je denk dat deze past bij de data die je nu bezit kan deze toebedelen aan je kolommen,
|Dit zal er dan in ons geval zo uit komen te zien:
Tabel 3 Excel op basis van kolomnamen uit blanco excel toebedelen aan huidige excel
Het voordeel aan deze methode is dat het minder tijd kost, de excel lijst zoals deze te downloaden is op deze pagina is vrij groot en bevat veel kolommen die je op het moment waarschijnlijk niet gebruikt. Het nadeel is dat deze kolommen weldegelijk gevuld gaan worden met data naarmate je meer inspecties uitvoert, het updaten van de excel wordt dus moelijker als je het op deze manier doet. Anders zou je namelijk "gewoon" de formulieren kunnen exporten vanuit incontrol en die direct in de connector kunnen plakken.
Exact Online
Vervolg van stap 3:
7.1 Selecteer Exact online.
7.2 Selecteer vervolgens import relation 
7.3 Geef in het volgende scherm een naam op voor het Exact connectie, in dit voorbeeld noemen wij het 'Installatie- & klantgegevensbron'. Vink vervolgens "Authenticate for whole organization when logging in." en klik op Toevoegen.
7.4 Je hebt nu de connector toegevoegd, open hem opnieuw indien hij gesloten is.
7.5 Je komt nu in het overzicht van de Exact Online connector. Nu is het van belang op bij Kenmerk (helemaal omlaag scrollen) "Exact_projectimport_incontrol" in te vullen.
Let op: dit is heel belangrijk voor de juiste werking van de connector!
7.6 Druk op Opslaan rechts bovenin het scherm.
Je kunt nu gebruik maken van de Exact Online installatie- en klantgegevenslijst in je e-inspectieformulieren.