Met Incontrol laad je eenvoudig installatie- en klantgegevens in je e-inspectieformulieren. Dit doe je met de importeerconnectoren voor Excel en Exact Online.
In de sectie Algemene gegevens kun je snel installatie- en klantgegevens inladen met de Excel/Exact importeerconnectors die bovenin de sectie staan.
Om hier gebruik van te maken dient een importconnector te worden aangemaakt in de organisatie.
Inhoudsopgave
Lees voor gebruik:
Voordat je aan de slag gaat, zijn er een paar dingen die je moet weten:
-
Connector toevoegen: Dit kan alleen in de portal (website) van Incontrol.
-
Benodigdheden: Je hebt organisatiebeheerder rechten nodig om een connector toe te voegen. Heb je geen rechten? Neem dan contact op met je organisatiebeheerder.
-
Excel-sjablonen: Gebruik het juiste Excel-template om installatie- en klantgegevens correct te koppelen aan de formulieren:
- Voor de formulieren tot en met versie 2.2: hier downloaden (klik)
- Voor de formulieren vanaf versie 2.5: hier downloaden (klik)
Connector aanmaken
1. Klik in het overzichtsmenu links op Organisatie.
2. Klik nu op de knop Connectors (1) en vervolgens op de blauwe + knop (2) rechts onderin om een connector toe te voegen.
3. Je ziet nu de Connector Store met categorieën die je kunt koppelen aan je organisatie of formulieren.
Kies het type connector dat je wilt gebruiken:
-
Wil je Excel gebruiken? Volg dan de stappen hieronder.
-
Wil je Exact Online gebruiken? Ga dan direct naar Stap 7: Exact Online Connector gebruiken.
Excel connector gebruiken
4. Selecteer Use an Excel file as datasource in a form.
5. Geef een naam, bijvoorbeeld 'Installatie- & klantgegevensbron', en klik op Toevoegen.
6. Je komt op de overzichtspagina van de connector.
6.1 Druk bij Upload een nieuw Excel-bestand op 'No file chosen' om het Excel-bestand te uploaden.
Let op: upload alleen het Excel-bestand dat wij aanleveren. Dit zorgt voor een correcte werking van de connector.
Er verschijnt nu een tabel met de volgende kolommen: Kolom, Lijst titel, Lijst omschrijving en Importeer alias. De selectievelden bij Lijst titel en Lijst omschrijving bepalen welke waarden zichtbaar zijn in het formulier tijdens het importeren.
6.2 Selecteer welke velden zichtbaar en doorzoekbaar zijn in titel en omschrijving. Laat Sla het originele Excel-bestand op aangevinkt staan.
6.3 Vink bij Instellingen aan dat gegevens ook offline beschikbaar moeten zijn.
Vul bij Kenmerk het volgende in:
-
-
Voor formulieren tot en met versie 2.2:
Object_relatielijst -
Voor formulieren vanaf versie 2.5:
Object_relatielijst_v2.5
-
Let op: dit is heel belangrijk voor een juiste werking van de connector!
6.4 Klik rechtsboven op Opslaan. De installatie- en klantgegevens zijn nu beschikbaar in je e-inspectieformulieren.
Excel Connector vernieuwen
Wil je de installatie- & klantgegevens aanpassen?
-
Download het huidige Excel-bestand via het Excel-logo rechtsboven.
-
Open en wijzig het bestand.
-
Sla het op.
-
Upload het bijgewerkte bestand opnieuw (zoals in stap 6.1).
-
Klik op Opslaan.
Eigen Excel document gebruiken
Wil je je bestaande klantenbestand koppelen en importeren? Dat kan, maar alleen als de kolomnamen in je Excel-bestand goed zijn ingesteld.
De kolomnamen moeten precies overeenkomen met de importvelden in het rapport. Komt dit niet overeen? Dan wordt de data niet correct ingeladen.
Hier onder vind je een verdere uitleg hierover aan de hand van een casus:
Stel, je hebt een Excel-bestand zoals hieronder:
Tabel 1 huidige excel
Dit bestand moet je eerst omzetten naar een bruikbare vorm. Die bruikbare vorm vind je hier
De beste manier is om je oude gegevens te kopiëren en te plakken in de juiste kolommen van de 2.2 of 2.5 Excel-template. Dit maakt je bestand toekomstbestendig en makkelijker te updaten vanuit Incontrol.
Dit zou er dan als volgt uit zien:
Tabel 2 Data ingevoerd in nieuwe blanco Excel
Let op: De kolom ‘Naam’ is samengevoegd, omdat voornaam en achternaam niet apart bestaan in de template.
Je kunt je huidige lijst, zoals in Tabel 1, ook ombouwen zodat deze herkend wordt. Dit doe je door de kolomnamen aan te passen naar de standaardnamen die Incontrol gebruikt.
Deze standaardkolomnamen kun je opzoeken via deze lijst of door onderstaande Excel te downloaden.
Let op: welke Excel je gebruikt, hangt af van de versie van de connector die je hebt.
In deze bruikbare versie hebben de kolommen vaste namen. Hieronder vind je een overzicht van de namen waar je uit kunt kiezen.
Als je een kolomnaam hebt gevonden die past bij jouw data, koppel je die aan de bijbehorende kolom in je eigen bestand.
|Dit zal er dan in ons geval zo uit komen te zien:
Tabel 3 Excel met kolomnamen uit de template gekoppeld aan huidige Excel
Voordelen en nadelen van deze methode
-
Voordeel: Deze methode kost minder tijd om je bestand aan te passen.
-
Nadeel: De Excel-lijst die je downloadt is vrij uitgebreid en bevat veel kolommen die je misschien (nog) niet gebruikt.
Naarmate je meer inspecties uitvoert, worden deze kolommen gevuld met data. Daardoor wordt het updaten van je Excel later lastiger.
Wil je dit vermijden? Dan kun je beter de formulieren exporteren vanuit Incontrol en deze gegevens direct in de connector plakken.
Exact Online Connector gebruiken
7.1 Selecteer Exact online als connector.
7.2 Selecteer vervolgens import relation
7.3 Geef de connector een naam, bijvoorbeeld Installatie- & klantgegevensbron. Vink daarna aan: "Authenticate for whole organization when logging in." Klik op Toevoegen.
7.4 De connector is nu toegevoegd. Open hem opnieuw als het venster gesloten is.
7.5 In het overzicht van de Exact Online connector scroll je helemaal naar beneden. Vul bij Kenmerk in: (helemaal omlaag scrollen) "Exact_projectimport_incontrol".
Let op: dit is essentieel voor de juiste werking van de connector!
7.6 Klik rechtsboven op Opslaan.
Je kunt nu de Exact Online installatie- en klantgegevens gebruiken in je e-inspectieformulieren.