Kundendaten in Incontrol mit Excel oder Exact importieren

Vor der Verwendung lesen

Bevor du loslegst, gibt es ein paar Dinge, die du wissen solltest:

• Connector hinzufügen: Dies kann nur im Incontrol-Portal (Website) durchgeführt werden.
• Voraussetzungen: Du benötigst Administratorrechte für die Organisation, um einen Connector hinzuzufügen. Hast du keine Rechte? Kontaktiere dann deinen Organisationsadministrator.
• Excel-Vorlagen: Verwende die richtige Excel-Vorlage, um Installations- und Kundendaten korrekt mit den Formularen zu verknüpfen:

• Für Formulare bis einschließlich Version 2.2:
  hier herunterladen (klick)
• Für Formulare bis einschließlich Version 2.5: hier herunterladen  (klick)

Connector erstellen

1. Klicke im Übersichtsmenü links auf Organisation.

.

3. Du siehst nun den Connector Store mit Kategorien, die du mit deiner Organisation oder Formularen verknüpfen kannst.

Wähle den Connector-Typ aus, den du verwenden möchtest:

• Möchtest du Excel verwenden? Folge dann den unten stehenden Schritten.

• Möchtest du Exact Online verwenden? Gehe direkt zu Schritt 7: Exact Online Connector verwenden.

   

Excel connector verwenden

4. Wähle Use an Excel file as datasource in a form.

5. Gib einen Namen ein, zum Beispiel 'Installations- & Kundendatenquelle', und klicke auf Hinzufügen

6. Du gelangst zur Übersichtsseite des Connectors.

6.1 Klicke bei Upload a new Excel file auf No file chosen, um die Excel-Datei hochzuladen.

Hinweis: Lade nur die Excel-Datei hoch, die wir bereitstellen. Dies stellt sicher, dass der Connector korrekt funktioniert.

Nun erscheint eine Tabelle mit den folgenden Spalten: Spalte, Listentitel, Listenbeschreibung und Import-Alter Ego. Die Auswahlfelder bei Listentitel und Listenbeschreibung bestimmen, welche Werte während des Imports im Formular sichtbar sind.

6.2 Wähle aus, welche Felder im Titel und in der Beschreibung sichtbar und durchsuchbar sein sollen. Lass die Option Save the original Excel file (Original-Excel-Datei speichern) aktiviert.

6.3 Aktivere unter Einstellungen die Option, dass die Daten auch offline verfügbar sein müssen.

Gib im Feld Kenmerk Folgendes ein:

• Für Formulare bis einschließlich Version 2.2: Object_relatielijst

• Für Formulare ab Version 2.5: Object_relatielijst_v2.5

Hinweis: Dies ist sehr wichtig für die korrekte Funktionsweise des Connectors!

6.4 Klicke oben rechts auf Speichern. Die Installations- und Kundendaten sind nun in deinen E-Inspektionsformularen verfügbar.

Excel Connector aktualisieren

Möchtest du die Installations- & Kundendaten anpassen?

1. Lade die aktuelle Excel-Datei über das Excel-Symbol oben rechts herunter.

   

2. Öffne und bearbeite die Datei.

3. Speichere sie ab.

4. Lade die aktualisierte Datei erneut hoch (wie in Schritt 6.1).

5. Klicke auf Speichern.

Eigenes Excel-Dokument verwenden

Möchtest du dein bestehendes Kundenbestand verknüpfen und importieren? Das ist möglich, aber nur, wenn die Spaltennamen in deiner Excel-Datei korrekt eingestellt sind.

Hier findest du eine weiterführende Erklärung anhand eines Beispiels:

Angenommen, du hast eine Excel-Datei wie unten gezeigt:

Tabelle 1: Aktuelle Excel

Diese Datei muss zunächst in ein brauchbares Format umgewandelt werden. Das brauchbare Format findest du hier.

Die beste Methode ist, deine alten Daten zu kopieren und in die richtigen Spalten der 2.2 oder 2.5 Excel-Vorlage einzufügen. So bleibt deine Datei zukunftssicher und lässt sich leichter von Incontrol aktualisieren.

So sollte es dann aussehen:

Tabelle 2: Daten eingefügt in die neue leere Excel-Vorlage

Du kannst deine aktuelle Liste, wie in Tabelle 1, auch so umgestalten, dass sie erkannt wird. Das machst du, indem du die Spaltennamen auf die Standardnamen anpasst, die Incontrol verwendet.

Diese Standard-Spaltennamen kannst du entweder in dieser Liste nachschlagen oder die unten stehende Excel-Datei herunterladen.

Hinweis: Welche Excel-Datei du verwendest, hängt von der Version des Connectors ab, die du hast.

In dieser brauchbaren Version haben die Spalten feste Namen. Unten findest du eine Übersicht der Namen, aus denen du wählen kannst.

Wenn du einen Spaltennamen gefunden hast, der zu deinen Daten passt, verknüpfe ihn mit der entsprechenden Spalte in deiner eigenen Datei.

| So sollte es in unserem Fall aussehen:

Tabelle 3: Excel mit Spaltennamen aus der Vorlage verknüpft mit der aktuellen Excel-Datei

Voordelen en nadelen van deze methode

• Vorteil: Diese Methode spart Zeit bei der Anpassung deiner Datei.

• Nachteil: Die Excel-Liste, die du herunterlädst, ist ziemlich umfangreich und enthält viele Spalten, die du vielleicht (noch) nicht nutzt.

Wenn du mehr Inspektionen durchführst, werden diese Spalten mit Daten gefüllt, was das spätere Aktualisieren deiner Excel-Datei erschwert.

Möchtest du das vermeiden? Dann wäre es besser, die Formulare aus Incontrol zu exportieren und diese Daten direkt in den Connector einzufügen.

Exact Online Connector verwenden

7.1 Wähle Exact Online als Connector aus.

7.2 Wähle anschließend Import relation aus.

7.3 Gib der Verbindung einen Namen, zum Beispiel Installations- & Kundendatenquelle. Setze anschließend ein Häkchen bei "Authenticate for whole organization when logging in." Klicke auf Hinzufügen.

7.4 Der Connector wurde nun hinzugefügt. Öffne ihn erneut, wenn das Fenster geschlossen wurde.

7.5 Scrolle im Überblick der Exact Online-Connector bis ganz nach unten. Gib im Feld Kenmerk ein: (ganz nach unten scrollen) Exact_projectimport_incontrol.

7.6 Klicke oben rechts auf Speichern.

Du kannst jetzt die Exact Online Installations- und Kundendaten in deinen E-Inspektionsformularen verwenden.