Je kunt documenten van één of meerdere formulieren automatisch delen met alle gebruikers binnen een beveiligingsgroep.
Formulieren koppelen aan een groep:
Om te starten heb je een “bestaande” of “nieuwe” beveiligingsgroep nodig. Deze kun je aanmaken door in te loggen op de website en naar ‘Organisatie’ te navigeren. Onder groepen kun je dan op ‘Beveiligingsgroepen’ klikken. Selecteer een bestaande of druk op de “+” knop rechtsonder om een nieuwe aan te maken.
Je krijgt dan het onderstaande scherm te zien:
Wanneer je een nieuwe beveiligingsgroep aanmaakt of een bestaande beveiligingsgroep opent krijg je het volgende scherm:
Leden (Gebruikers):
Hier kun je de gebruikers toevoegen die toegang hebben tot deze groep en toegekende formulieren.
Formulieren:
Hier kun je formulieren selecteren waarbij de gebruikers de optie hebben om nieuwe concepten te starten voor deze formulieren. De hier geselecteerde formulieren verschijnen in de sectie ‘Mijn formulieren’ voor deze gebruikers.
Gedeelde formulierdocumenten:
Van de formulieren die hier worden geselecteerd kunnen de leden alle afgeronde documenten van alle gebruikers binnen de organisatie inzien.
Let op: Gebruikers hebben alleen het recht om de documenten in te zien. Niet om ze te kopiëren naar een nieuw concept of te verwijderen. Dit mogen ze enkel als ze ook rechten hebben om documenten en concepten te beheren.
Gedeelde formulierdocumenten inzien:
In de webapplicatie kunnen gebruikers documenten inzien bij ‘Mijn documenten’. Wanneer een gebruiker lid is van een beveiligingsgroep waarin gedeelde formulierdocumenten zijn geactiveerd, dan is er bij ‘Weergave’ de optie ‘Organisatie’ extra beschikbaar gesteld. Onder deze weergave zijn alle documenten binnen de organisatie in te zien.
Zie voorbeeld:
In de iOS applicatie zijn de documenten terug te vinden door in het menu onderin het scherm op ‘Documenten’ te klikken. Wanneer een gebruiker lid is van een beveiligingsgroep waarin gedeelde formulierdocumenten zijn geactiveerd, dan verschijnt er bovenin het scherm naast ‘Mijn documenten’ een pijltje naar beneden. Wanneer hier op wordt geklikt en er wordt gewisseld naar ‘Organisatie’ zijn alle documenten binnen de organisatie in te zien.
Zie voorbeeld:
