Door de 'Document instellingen' van je organisatie en/of een 'Bulk verwijderen' actie uit te voeren, kun je documenten (automatisch) verwijderen.
De instellingen van documenten verwijderen aanpassen
De 'Document instellingen' kunnen in het endpoint (enkel beschikbaar voor Enterprise klanten), de organisatie en in het formulier worden aangepast. In dit artikel behandelen we alleen de instellingen voor het verwijderen van documenten in een organisatie. Zie voor meer informatie over de andere document instellingen het artikel: Document instellingen.
Document instellingen aanpassen bij de organisatie
Gebruikers met 'Organisatiebeheerder' rechten kunnen de instellingen aanpassen. Deze instellingen gelden dan voor alle afgeronden documenten binnen de organisatie, behalve bij de formulier templates waar een alternatieve instelling is opgeslagen.
- Ga naar de webomgeving van Incontrol.
Maak je gebruik van een ander merk wat Maxd'Oro aanbiedt, kijk dan op: - Log in, als organisatiebeheerder, met jouw inloggegevens.
- Navigeer naar de sectie 'Organisatie'.
- Onder 'Instellingen' kies je voor 'Document instellingen'.
- In het segment 'Algemeen' kan je nu de instellingen voor het automatisch verwijderen aanpassen.
Verwijder documenten na x dagen
Deze instelling staat standaard aangevinkt, documenten worden nooit automatisch verwijderd (een gebruiker kan dit wel altijd handmatig doen). Wordt de standaardwaarde uitgevinkt, dan kan het aantal dagen worden opgegeven waarna het afgeronden document moet worden verwijderd. De verwijderde documenten belanden eerst in de prullenbak.
Wanneer wordt ingesteld dat het document wordt verwijderd na X dagen, kan gekozen worden wat met het verwijderde document uiteindelijk moet worden gedaan. De volgende opties zijn mogelijk:
- Standaard is de optie 'Gebruik de server standaardwaarde (Verplaats het documenten naar de prullenbak)' geselecteerd.
- 'Verplaats het document naar de prullenbak'
- 'Niet het document verwijderen, deze toewijzen aan de organisatie'
- 'Laat de gebruiker kiezen'
Concepten en documenten in bulk verwijderen uit de organisatie
Belangrijk! Het bulk verwijderen van concepten en documenten kan grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Wij adviseren bedachtzaam met deze functionaliteit om te gaan.
- Ga naar de webomgeving van Incontrol.
Maak je gebruik van een ander merk wat Maxd'Oro aanbiedt, kijk dan op: - Log in, als organisatiebeheerder, met jouw inloggegevens.
- Navigeer naar de sectie 'Organisatie'.
- Onder 'Instellingen' kies je voor 'Bulk wijzigingen'.
Onder het kopje 'Actie' kunnen gebruikers (met organisatiebeheerder rechten) concepten en documenten in bulk verwijderen uit de hele organisatie.
Middels het dropdown menu kan een keuze worden gemaakt tussen concepten of documenten en voor welke periode deze bulkactie moet worden uitgevoerd. Zie de animatie hieronder.
De verwijderde concepten en documenten belanden eerst in de prullenbak, daarna worden ze permanent verwijderd. Hoe lang de concepten en documenten in de prullenbak blijven staan hangt af van de licentie die je hebt afgenomen. Voor meer informatie hierover bekijk het artikel Hoe kan ik formulieren, concepten, documenten en gebruikers verwijderen en waar kan ik ze weer terugvinden?