Helpcenter

Beheer

Gebruikers en groepen

Licentie aanpassen en beheer van je data

Het downgraden of upgraden van je licentie.

Wil je jouw hoeveelheid licenties aanpassen, of up/- downgraden naar een pakket met meer of minder rechten? Dan is dit mogelijk door de volgende stappen te volgen:

Log in via de portal.
1. Heb je een "eigen domein" in ons product, ga dan naar deze url (endpoint).
Klik links in de navigatiebalk op de naam van je organisatie.
Bovenin de navigatie balk verschijnt nu het kopje 'Abonnement', hier kan je jouw licentie(s) naar wens aanpassen.

Heb je een Enterprise licentie, neem dan contact op met de Helpdesk.

Het stopzetten van je licentie.

Hoe jij je licentie kan stopzetten is afhankelijk van de manier waarop je de licentie betaalt. Hierbij bestaan de volgende mogelijkheden:

De betaling verloopt online waardoor je licentie automatisch wordt verlengd.

Als je licentie automatisch verlengd wordt en je wil dat stopzetten kan je dit wijzigen via je account instellingen. Op deze manier kan je de betaling stopzetten en eindigt je licentie automatisch. Hiervoor doorloop je de volgende stappen:

Klik links in de navigatiebalk op de naam van je organisatie.
Klik in de navigatiebalk op 'Abonnement'.

Hier kan je wijzigingen doen m.b.t. je betalingen (bijvoorbeeld automatisch verlengen stopzetten). Ook vind je hier de contactgegevens van onze salesafdeling voor eventuele vragen.

De betaling verloopt via facturatie vanuit Maxdoro.

Als je een jaarlicentie hebt waarbij er jaarlijks wordt gefactureerd kan je de licentie stopzetten door een bericht te sturen aan facturen@maxdoro.nl

Bij het opzeggen van een jaarlicentie via facturatie hanteren wij een opzegtermijn van 3 maanden.

Het verwijderen van je (trial) data

Er zijn meerdere manieren waarop je ervoor kan zorgen dat jouw data uit je (trial) account wordt verwijderd.

Documenten altijd automatisch op termijn laten verwijderen via instellingen.

Je kan jouw documenten automatisch laten verwijderen door dit in te stellen in je account. Op deze manier wordt data altijd verwijderd na een x aantal dagen. Dit kan op de volgende manier:

Klik links in de navigatiebalk op de naam van je organisatie.
Vervolgens klik je in de navigatiebalk op 'Document instellingen'.
Zet bovenaan de pagina de checkbox voor standaardwaarde uit onder het kopje 'Verwijder documenten na x aantal dagen'.
Er verschijnt een nieuwe regel waar een waarde in te vullen is voor het aantal dagen dat een document behouden blijft. Na het verlopen van deze periode wordt het document verwijderd.

Let op! Deze instellingen werken nu ook op het moment dat je account nog wel actief is! Documenten zullen nu altijd worden verwijderd na het door jou aangegeven hoeveelheid dagen.

Bulk verwijderen van documenten

Als beheerder is het mogelijk in een enkele actie (bulk) alle concepten of documenten te verwijderen. Je kan hierbij kiezen uit alle documenten of concepten, of alleen die documenten/concepten die voor een bepaalde periode zijn gemaakt. Dit kan op de volgende manier:

Klik links in de navigatiebalk op de naam van je organisatie.
Vervolgens klik je in de navigatiebalk op 'Bulk wijzigingen’.
Kies als ‘Actie’ of je documenten of concepten wil verwijderen.
Geef nu op welke selectiecriteria er gebruikt moet worden om de documenten/concepten te verwijderen.

Prullenbak

Documenten die handmatig, of automatisch worden verwijderd, komen standaard in de prullenbak. Items in de prullenbak kunnen tot 14 dagen na verwijderen worden hersteld, na de 14 dagen worden deze definitief verwijderd.

De organisatie admin kan bij de 'Document instellingen' aanpassen of handmatig verwijderde documenten door gebruikers binnen de organisatie al dan niet in de prullenbak moet worden geplaatst.

Klik links in de navigatiebalk op de naam van je organisatie.
Vervolgens klik je in de navigatiebalk op 'Document instellingen'.
In het onderdeel ‘Algemeen’ pas je de instelling ‘Als een gebruiker een document verwijderd uit zijn lijst’ aan. De opties zijn:
1. Gebruik de server standaard
2. Verplaats het document naar de prullenbak
3. Niet het document verwijderen, maar toewijzen aan de organisatie
4. Laat de gebruiker kiezen (uit de optie 2 en 3)

Het laten verlopen van je trial account

Als het account 6 maanden inactief is wordt het account omgezet naar een 'gastaccount' waarbij alle documenten en formulieren worden verwijderd en er alleen nog toegang is tot de standaardformulieren binnen het platform.

Je account en/of organisatie verwijderen

Wanneer je jouw complete profiel en/of organisatie wil verwijderen (incl. alle data), kan je daarvoor bij ons een verzoek doen via de Helpdesk. Vul het formulier in en dan zullen wij, na verificatie van het verzoek, het profiel en/of organisatie definitief en onherroepelijk verwijderen.

Neem contact op met onze Customer Success Managers.

Heb je vragen over het stopzetten of aanpassen van je account? Neem dan contact op met onze Customer Success Managers via ons Helpcenter. Hier kan je een ticket insturen waarna onze Customer Success Managers je vraag zullen behandelen. Het Helpcenter is bereikbaar via: https://helpcenter.getincontrol.eu/

Wij werken onder andere ook voor:

Of de enterprise ondernemingen die werken met onze Incontrol applicatie en hun eigen endpoint/url hebben.

License modification and management of your data

Downgrading or upgrading your license.

Do you want to change your amount of licenses, or up/downgrade to a package with more or less rights? This is possible by following the steps below:

Click on the name of your organization in the navigation bar on the left.
At the top of the navigation bar the heading 'Subscription' will now appear, here you can adjust your license(s) as desired.

If you have an Enterprise license, please contact the Helpdesk.

Cancelling your license.

How you can cancel your license depends on your billing. The following possibilities exist:

The payment is made online and your license is renewed automatically.

If your license is renewed automatically and you want to cancel it, you can change this in your account settings. This way you can stop the payment and your license will end automatically. To do this you go through the following steps:

Click on the name of your organization in the navigation bar on the left.
In the navigation bar, click on 'Subscription'.

Here you can make changes to your payments (for example, stop automatic renewal). Here you will also find the contact details of our sales department for any questions.

Payment is made via invoicing from Maxdoro.

If you have an annual licence that is invoiced annually, you can stop the licence by sending a message to facturen@maxdoro.nl.

When cancelling an annual licence via invoicing, we apply a cancellation period of 3 months.

Deleting your (trial) data.

There are several ways to ensure that your data is removed from your (trial) account.

Always delete documents automatically in due time via settings.

You can have your documents deleted automatically. This way, data is always deleted after x number of days. This can be done in the following way:

Click on the name of your organization in the navigation bar on the left.
Then click on 'Document settings' in the navigation bar.
At the top of the page, uncheck the default value checkbox under the heading 'Delete documents after x number of days'.
A new line appears where you can enter a value for the number of days a document will be retained. After the expiration of this period the document will be deleted.

Note! These settings now also work when your account is still active! Documents will now always be deleted after the number of days you specified.

Bulk deletion of documents

As administrator it is possible to delete all concepts or documents in one single action (bulk). Here you can choose from all documents or concepts, or only those documents/concepts created for a certain period. This can be done in the following way:

Click on the name of your organization in the navigation bar on the left.
Then click on 'Bulk changes' in the navigation bar.
Choose as 'Action' whether you want to delete documents or concepts.
Now specify which selection criteria should be used to delete the documents/concepts.

Recycle bin

Documents that are manually, or automatically deleted, end up in the bin by default. Items in the trash can be restored up to 14 days after deletion, after the 14 days they are permanently deleted.

The organization admin can adjust in the 'Document settings' whether or not manually deleted documents should be placed in the trash by users within the organization.

On the left side of the navigation bar, click on the name of your organization.
Next, in the navigation bar, click on 'Document settings'.
In the 'General' section, adjust the 'When a user deletes a document from their list' setting. The options are:
1. Use the server default
2. Move the document to the trash
3. Do not delete the document, but assign it to the organization
4. Allow the user to choose (from options 2 and 3)

Letting your trial account expire

If the account is inactive for 6 months, the account will be converted to a 'guest account' where all documents and forms will be deleted and there will only be access to the standard forms within the platform.

Delete your account and/or organization

If you want to delete your complete profile and/or organization (including all data), you can request this through the Helpdesk. Fill out the form and then, after verification of the request, we will permanently and irrevocably delete the profile and/or organization.

Please contact our Customer Success Managers.

Do you have questions about cancelling or modifying your account? Then contact our Customer Success Managers via our Helpcenter. Here you can submit a ticket after which our Customer Success Managers will handle your question. The Help Center can be reached at: https://helpcenter.getincontrol.eu/

Among others, we also work for:

Or the enterprise customer that work with our Incontrol application and have their own endpoint/url.