Beveiligingsgroepen en Teams beheren

Binnen Incontrol maken we gebruik van groepen om gebruikers, formulieren en cases aan te koppelen. Verder kun je groepen ook voor andere zaken inzetten binnen Incontrol. In dit artikel lees je hoe je de verschillende type groepen kunt instellen en beheren.

Inhoudsopgave

1. Beveiligingsgroepen

2. Een beveiligingsgroep aanmaken

3. Voorbeeld
   

4. Een groep beheren of verwijderen
   

5. Teams

6. Een team aanmaken en extra opties

Beveiligingsgroepen

Een beveiligingsgroep is een groep gebruikers binnen je organisatie. Gebruik een groep om bepaalde formulieren of documenten beschikbaar te maken voor specifieke gebruikers. Zo ziet iedereen alleen wat relevant is.

Bij het aanmaken van je Incontrol-account is automatisch een standaardgroep ‘Iedereen’ aangemaakt.

Een beveiligingsgroep aanmaken

Door de onderstaande stappen te volgen kun je een nieuwe groep toevoegen aan de beveiligingsgroepen in jouw organisatie. Je kunt een groep ook aan een formulier koppelen via de 'Formulier instellingen' van een formulier en daarnaast een gebruiker aan een groep koppelen via de gebruiker zelf.

1. Log in op de webomgeving van Incontrol.

2. Ga naar Organisatie en klik op Beveiligingsgroepen.

3. Klik rechtsonder op de + knop om een nieuwe groep toe te voegen.

   

4. Geef de groep een naam bovenaan het scherm bij Naam.

5. Onder Leden (Gebruikers): kies welke gebruikers toegang krijgen tot deze groep.

6. Onder Formulieren: koppel de formulieren die zichtbaar moeten zijn voor deze groep. Gebruikers zien deze formulieren onder Mijn formulieren.

7. Onder Gedeelde formulierdocumenten: kies welke formulieren documenten opleveren die gedeeld worden met de groep.

8. Klik op de diskette rechtsboven om de groep op te slaan.

Voorbeeld

• Heeft jouw organisatie meerdere afdelingen met elk hun eigen formulieren?
• Maak dan per afdeling een aparte beveiligingsgroep aan.
• Koppel de juiste formulieren en gebruikers aan de juiste groep.
• Zo ziet iedere gebruiker alleen de formulieren die relevant zijn.

Een groep beheren of verwijderen 

Volg deze stappen om een bestaande groep aan te passen of te verwijderen:

1. Log in via de webomgeving van Incontrol.

2. Ga naar Organisatie en klik op Beveiligingsgroepen.

3. Klik op de groep die je wilt bewerken of verwijderen.

4. Breng de wijzigingen aan.

5. Klik op de diskette om op te slaan.

6. Wil je de groep verwijderen? Volg de optie voor verwijderen.

Teams

Naast beveiligingsgroepen kun je teams aanmaken. Dit kan alleen als je een Premium licentie of hoger hebt, of als je gebruik maakt van cases.

Teams kun je gebruiken om documenten met teamleden te delen of cases toe te wijzen. Zo kunnen teamleden cases oplossen.

Meer weten over cases? Lees hier alles over cases.

Een team aanmaken en extra opties 

1. Voeg een nieuw team door dezelfde stappen te volgen als bij 'beveiligingsgroepen'.
2. Teams zijn ingericht voor het gebruik can Cases. Vandaar dat je onder 'Cases' kunt aangeven welke gebruikers handmatig cases mogen toewijzen aan dit team
3. Selecteer 'geen' als geen gebruikers handmatig cases mogen toevoegen aan dit team
4. Selecteer 'Groep leden' als enkel de leden van dit team cases handmatig mogen toevoegen aan dit team
5. Selecteer 'Leden van meerdere groepen' als ook andere groepen handmatig cases mogen toevoegen
   1. Je kunt aangeven of de gebruikers van dit team handmatig cases mogen toevoegen aan dit team
   2. Je kunt vervolgens de groepen aanvinken die nog meer handmatig cases mogen toevoegen
6. Selecteer iedereen als alle gebruikers binnen de organisatie cases mogen toevoegen aan dit team
7. Sla altijd op als je klaar bent met het doorvoeren van de wijzigingen