Exportprofil für Microsoft OneDrive: Excel Online erstellen

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Exportprofil?
2. Vorbereitung: Erstellen einer Excel-Datei
3. Erstellen eines Exportprofils in Incontrol
4. Verbindungen und Einstellungen

5. Daten-Einstellungen definieren

6. Arbeiten mit Dynamics und Repeatern

7. Umgang mit Standardidentifikationswerten

8. Verknüpfen des Exportprofils mit einem Formular

Was ist ein Exportprofil?

Ein Exportprofil sorgt dafür, dass ausgefüllte Formulare automatisch als neue Zeile in eine Excel-Datei eingefügt werden. Dies geschieht jedes Mal, wenn ein Entwurf fertiggestellt ist. So lassen sich Übersichten einfach teilen, ohne mehrere PDF-Dateien versenden zu müssen.

Vorbereitung: Excel-Datei erstellen

1. Gehen Sie zu OneDrive oder SharePoint.
2. Erstellen Sie eine neue Excel-Datei und geben Sie ihr einen eindeutigen Namen.
3. Merken Sie sich den Namen – Sie benötigen ihn später.

Erstellen eines Exportprofils in Incontrol

1. Melden Sie sich über Ihren Browser bei Incontrol an.
2. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf „Organisation“.
   

   Klicken Sie auf „Connectors“.Wenn Sie eine Basic-Lizenz haben, haben Sie keinen Zugriff auf Exportprofile. Sie müssen auf eine Professional-Lizenz oder höher upgraden.Wenn Ihre Organisation über eine Professional-Lizenz verfügt, Sie aber dennoch keine Exportprofile sehen können, haben Sie wahrscheinlich keine Berechtigung.Bitte wenden Sie sich an Ihren Incontrol-Organisationsadministrator, um Zugriff zu beantragen. 

3. Sie sehen nun eine Übersicht aller Connectors in Ihrer Organisation.
4. Klicken Sie auf die blaue Plus-Schaltfläche in der unteren rechten Ecke.
5. Wählen Sie „Microsoft OneDrive“ → „Dokumentwerte an Microsoft OneDrive senden“.
6. Geben Sie dem Konnektor einen Namen (Sie können diesen später ändern).
7. Klicken Sie unten auf die blaue Schaltfläche „Hinzufügen“.

Verbindungen und Einstellungen

Name des Profils

Geben Sie oben in der grünen Leiste einen Namen für Ihr Exportprofil ein.
Tipp: Verwenden Sie dieses Format: [Erstellungsdatum] – [Ihr Name] – [Zweck des Profils]

Verknüpfen Sie Ihr Microsoft-Konto

Sie müssen ein Microsoft-Konto verbinden, das Zugriff auf die Excel-Datei hat.

1. Klicken Sie auf das Feld, um ein verbundenes Konto auszuwählen oder ein neues hinzuzufügen.
2. Wenn Sie ein neues Konto hinzufügen, werden Sie um Ihre Zustimmung gebeten. Ohne Ihre Zustimmung funktioniert die Verbindung nicht.

So entfernen Sie ein bestehendes Konto:

1. Gehen Sie zu Ihren Profileinstellungen (unten links im Menü).
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“ → dann auf „Cloud-Konten“ im linken Menü.
3. Hier können Sie verbundene Cloud-Konten hinzufügen, testen oder entfernen.

Wählen Sie eine Excel-Datei aus

1. Klicken Sie auf das Feld und suchen Sie Ihre Excel-Datei nach Namen.
2. Verwenden Sie das Microsoft-Konto, das Sie verbunden haben.
3. Klicken Sie auf die richtige Datei, um sie auszuwählen.

Wählen Sie eine Tabelle aus

1. Wählen Sie eine vorhandene Tabelle aus oder aktivieren Sie „Hinzufügen, wenn nicht vorhanden”.
2. Sie haben bereits Tabellen? Klicken Sie auf die Lupe, um eine zu suchen und auszuwählen.

Daten-Einstellungen definieren

Spalten

• Fehlende Spalten hinzufügen: Ein neuer Alias = eine neue Spalte.
• Fehlende Spalten ignorieren: Nur vorhandene Spalten werden ausgefüllt.
• Spalten abgleichen: Wählen Sie aus, wie Felder mit Excel-Spalten verknüpft werden sollen.

Arbeiten mit Dynamics und Repeatern

Dynamics und Repeater sind sich wiederholende Abschnitte im Formular, wie Listen oder Tabellen mit mehreren Zeilen.
Diese werden als separate Tabellen in Excel exportiert.

Container abgleichen (Dynamic/Repeater-Element)

Optionen:

• Fehlende Container hinzufügen: Ein neuer Alias = eine neue Tabelle.
• Fehlende Container ignorieren: Es werden nur vorhandene Container verwendet.

Umgang mit Standardidentifikationswerten

Diese Felder können automatisch mit jedem Formular exportiert werden.
Wenn Sie ein Feld im Formular leer lassen, wird es nicht exportiert.

Alias	Beschreibung	Vorgeschlagener Excel-Name
@document.id	Eindeutige ID pro Dokument	Dokument-ID
@document.name	Name des Dokuments	Dokumentname
@document.created	Erstellungsdatum des Dokuments	Dokument erstellt am
@document.url	Link zum Dokument	Dokument-URL
@user.name	Name des Benutzers	Benutzer
@user.email	E-Mail-Adresse des Benutzers	E-Mail Benutzer
@form.name	Name des verwendeten Formulars	Formularname

Wenn alles eingerichtet ist, klicken Sie oben rechts (grüne Leiste) auf die Schaltfläche „Speichern“, um das Exportprofil zu speichern.

Verknüpfen des Exportprofils mit einem Formular

Verknüpfen Sie nun das Exportprofil mit einem Formular:

1. Klicken Sie auf „Meine Formulare“.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Formular, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Formular bearbeiten“.
3. Scrollen Sie zu „Dokumenteneinstellungen“ (unten links im grauen Menü).
4. Klicken Sie auf die dunkelblaue Plus-Schaltfläche neben „Neue Dokumente exportieren“.
5. Wählen Sie das soeben erstellte Exportprofil aus.

Welche Daten werden exportiert?

• Alle Felder mit einem Alias werden in den Export aufgenommen.
• Felder ohne Alias werden nicht exportiert.
• Dynamische Elemente (wie wiederholbare Tabellen) werden in separaten Tabellen platziert.