In dit artikel leer je hoe de vierogenmodule is geïmplementeerd binnen Incontrol, zodat je de kwaliteit van jouw inspecties kan waarborgen.
Inhoudsopgave
- Hoe het werkt
- Acceptatiecriteria volgens het SCIOS
- Vierogenmodule binnen Incontrol
-
Hoe activeer je de vierogenmodule in je account als je bij elk rapport de controle wilt uitvoeren?
- Rapportstatus
- Tips & Tricks
- Help!
Hoe het werkt
Bekijk deze onderstaande video om inzicht te krijgen in ons vierogenmodule.
Acceptatiecriteria volgens het SCIOS
De SCIOS-regeling verplicht niet dat inspectierapporten door een tweede inspecteur moet worden goedgekeurd.
Wat wél geldt volgens SCIOS:
- Het rapport moet voldoen aan de eisen van de betreffende Scope en NEN (bijv. NEN 3140 voor Scope 8, NEN 1078 voor Scope 7a, enz.).
- De inspectie moet zijn uitgevoerd door een vakbekwaam persoon.
- Het moet herleidbaar en volledig zijn.
- Je moet een kwaliteitssysteem hebben waarin je beschrijft hoe je borgt dat de rapportage betrouwbaar is.
Vierogenmodule binnen Incontrol
Voor veel van onze klanten is het vierogenmodule een praktische manier om bij een audit te kunnen aantonen dat hun kwaliteitsborging goed geregeld is. Daarom is er besloten om deze manier van werken te integreren in de workflow van Incontrol.
Werkwijze voor de inspecteur
- De inspecteur start zijn/haar inspectie zoals gewend.
- De inspecteur voert de inspectie uit zoals gewend.
- In de sectie 'Conclusie' is er nu een vraag beschikbaar of je het document wilt controleren. Standaard staat deze vraag als 'Nee' beantwoordt. Wil je dus steekproefsgewijs de controle laten uitvoeren, beantwoord deze vraag dan met 'Ja'.
*Wil je de controle altijd laten uitvoeren, kijken dan even verder op deze pagina hoe je de module in de organisatie kunt activeren. - Beantwoord je de vraag met 'Ja', dan komt de subsectie 'Rapport controle' beschikbaar.
- De inspecteur kiest de gewenste rapportstatus. Standaard staat deze op 'Ter controle'.
- De inspecteur kiest de collega welke het rapport gaat controleren (verder te benoemen als controleur).
- Optioneel kan de inspecteur ook een bericht typen om mee te sturen naar de controleur.
- De inspecteur zet zijn/haar handtekening bij de subsectie 'Akkoordverklaring'.
- De inspecteur rond het document af.
- Het systeem stuurt nu een email naar de controleur met een link naar het afgeronde document in Incontrol.
Werkwijze voor de controleur
- Open de email en klik op de blauwe knop 'Open het document'.
- De controleur wordt nu naar de Incontrol omgeving geleid en krijgt het afgeronde document te zien.
- Klik op de knop 'Bewerken' om een nieuwe revisie aan te maken.
- Je krijgt nu een popup met de vraag of je een revisie aan wilt maken. Klik nogmaals op de blauwe knop 'Bewerken'.
- De controleur voert zijn/haar controle uit.
- Geef bij de rapportstatus (sectie: Conclusie) de nieuwe rapportstatus aan. Lees meer over wat rapportstatussen zijn in de Rapportstatus sectie van dit artikel.
- Indien 'Ter aanpassing': geef de collega weer die de aanpassing gaat doorvoeren.
- Indien 'Definitief': geef aan of de volledige controle is uitgevoerd en welke werkzaamheden er zijn verricht.
- Zodra de rapportstatus op 'Definitief' staat, kan de controleur ook zijn/haar handtekening zetten in de akkoordverklaring.
- De controleur rond nu het document af.
- Na afronding dient de controleur nog een revisieopmerking op te geven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: "Controle uitgevoerd. Document akkoord".
- Klik daarna op 'Bevestig', om het document af te ronden.
Hoe activeer je de vierogenmodule in je account als je bij elk rapport de controle wilt uitvoeren?
De organisatiebeheerder van het account kan de vierogenmodule activeren. Om gebruik te kunnen maken van de vierogenmodule in Incontrol, dien je binnen de organisatie een instelling toe te voegen.
Stappenplan:
- Navigeer naar het tabblad 'Organisatie'.
- Klik op de sectie gegevens (standaard staat deze al geselecteerd).
- Scroll naar beneden, naar de sectie 'Aanvullende informatie'.
- Klik vervolgens op het '+' icoon, rechts op de balk
- In de popup die volgt, voeg je onderstaande Naam en Waarde
Naam: vierogenmodule
Waarde: Ja
- Als je dit hebt ingevuld, druk je op de blauwe knop 'Toevoegen' om de nieuwe waardes toe te voegen.
- Om de aanpassingen op te slaan, klik je rechtsboven op de knop 'Opslaan'
De sectie 'Aanvullende informatie' ziet er als volgt uit
Rapportstatus
Er zijn drie verschillende rapportstatussen beschikbaar. In onderstaande tabel lees je welke invoervelden per rapportstatus beschikbaar is en welke werking de betreffende rapportstatus op het document heeft.
| Rapportstatus | Beschikbare velden |
|
Ter controle |
- Kies de collega (verplicht) |
| Ter aanpassing | - Kies de collega (verplicht) - Bericht aan de collega (optioneel) - Rapportstatus vermeld in de documentnaam |
| Definitief |
- Volledige controle uitgevoerd? (optioneel) |
Tips & Tricks
Zoeken naar rapporten die nog gecontroleerd dienen te worden
Het vermelden van de 'Rapportstatus' in de documentnaam brengt twee voordelen met zich mee:
- Handiger zoeken binnen Incontrol Inspect op documenten die op 'Ter controle' of 'Ter aanpassing' staan.
- Duidelijke benaming per document. Doordat de Rapportstatus pas uit het document verwijderd wordt nadat de Rapportstatus 'Definitief' is, weet je precies welk document klaar is om doorgestuurd te worden naar de klant.
Help!
Documenttitel leeg na openen van een bestaand concept
De dropdown Rapportstatus geeft per item de status in de titel van het document weer.
Echter heeft het element ook een 'lege' waarde, die we achterliggend niet kunnen invullen/bewerken.
'Ter controle' is de standaardwaarde. Deze wordt bij het aanmaken van een nieuw concept dan ook gevuld.
Echter, bij het openen van een bestaand concept, wordt de rapportstatus op de lege waarde ingevuld in plaats van 'Ter Controle', waardoor de titel van het document gereset wordt.
Hoe krijg je nu je documenttitel terug?
Vrij makkelijk. Verander de documentstatus naar de betreffende status en de titel zal weer worden ingevuld.