Binnen Incontrol maken we gebruik van groepen om gebruikers, formulieren en cases aan te koppelen. Verder kun je groepen ook voor andere zaken inzetten binnen Incontrol. In dit artikel lees je hoe je de verschillende type groepen kunt instellen en beheren.
Beveiligingsgroepen
Iedere organisatie heeft de mogelijkheid om beveiligingsgroepen aan te maken. Als je jezelf voor het eerst hebt ingeschreven voor een proefperiode van Incontrol is er alvast een beveiligingsgroep 'Iedereen' aangemaakt. Beveiligingsgroepen worden ingezet om formulieren te koppelen aan (eind)gebruikers.
Groep aanmaken
Door de onderstaande stappen te volgen kun je een nieuwe groep toevoegen aan de beveiligingsgroepen in jouw organisatie. Je kunt een groep ook aan een formulier koppelen via de 'Formulier instellingen' van een formulier en daarnaast een gebruiker aan een groep koppelen via de gebruiker zelf.
- Log in via de webomgeving van Incontrol
- Ga naar 'Organisatie' en klik op 'Beveiligingsgroepen'
- Klik op de + knop rechtsonder om een nieuwe beveiligingsgroep toe te voegen
- Geef de groep als eerste een naam bovenin het scherm waar nu staat 'Naam'
- Geef onder 'Leden (Gebruikers)' aan welke gebruikers toegang hebben tot de nieuwe beveiligingsgroep
- Geef onder 'Formulieren' aan welke formulieren gekoppeld zijn aan de nieuwe beveiligingsgroep
- Alle gebruikers in deze beveiligingsgroep zullen bij het inloggen onder 'Mijn formulieren' deze formulieren zien, zodat ze deze kunnen gaan invullen
- Geef onder 'Gedeelde formulierdocumenten' aan van welke formulieren de documenten gekoppeld zijn aan de nieuwe beveiligingsgroep
- Alle gebruikers in deze beveiligingsgroep zullen toegang hebben tot de documenten die voortkomen uit de hier geselecteerde formulieren.
- Sla de groep op via de diskette rechtsboven in het scherm
Voorbeeld
Op het moment dat jouw organisatie verschillende afdelingen heeft met verschillende formulieren om in te vullen kun je per afdeling een beveiligingsgroep aanmaken. Koppel de formulieren van de afdeling aan de juiste beveiligingsgroep en de gebruikers die horen bij deze afdeling. Op deze manier zien de eindgebruikers enkel de formulieren die voor hen van toepassing zijn.
Groep(en) beheren en verwijderen
Via onderstaande stappen kun je groepen beheren en verwijderen:
- Log in via de webomgeving van Incontrol
- Ga naar 'Organisatie' en klik op 'Beveiligingsgroepen'
- Klik op de groep die je wilt bewerken of verwijderen
- Voer de wijzigingen door en sla op met de diskette rechtsboven
- Wil je de groep verwijderen gebruik dan de prullenbak rechtsboven en bevestig met je wachtwoord
Teams
Naas beveiligingsgroepen kun je ook teams aanmaken. Deze zie je enkel als je een Premium licentie of hoger hebt of gebruik maakt van cases. Teams kun je gebruiken voor het delen van documenten met teamleden of cases aan toe te wijzen. Zo kunnen teamleden de cases gaan oplossen. Meer weten over cases? Lees er hier alles over.
Het toevoegen van een Team werkt op exact dezelfde wijze als een beveiligingsgroep. In dit artikel lees je de extra opties van een Team.
Extra opties
- Voeg een nieuw team door dezelfde stappen te volgen als bij 'beveiligingsgroepen'.
- Teams zijn ingericht voor het gebruik can Cases. Vandaar dat je onder 'Cases' kunt aangeven welke gebruikers handmatig cases mogen toewijzen aan dit team
- Selecteer 'geen' als geen gebruikers handmatig cases mogen toevoegen aan dit team
- Selecteer 'Groep leden' als enkel de leden van dit team cases handmatig mogen toevoegen aan dit team
- Selecteer 'Leden van meerdere groepen' als ook andere groepen handmatig cases mogen toevoegen
- Je kunt aangeven of de gebruikers van dit team handmatig cases mogen toevoegen aan dit team
- Je kunt vervolgens de groepen aanvinken die nog meer handmatig cases mogen toevoegen
- Selecteer iedereen als alle gebruikers binnen de organisatie cases mogen toevoegen aan dit team
- Sla altijd op als je klaar bent met het doorvoeren van de wijzigingen